La gestión de inventario puede ser particularmente desafiante para un emprendimiento. Es posible que debas ajustar tu inventario con frecuencia para satisfacer las demandas cambiantes de los clientes, además de conocer los impuestos que se deben pagar.

La gestión adecuada del inventario puede ayudar a mejorar la eficiencia y rentabilidad de un negocio, y evitar costosos errores y pérdidas. En esta guía completa, explicaremos cómo puedes gestionar el inventario de tu negocio en Chile y distintas técnicas que puedes aplicar. 

¿Por qué es importante contar con un inventario?

Al hacer una revisión del inventario de tu empresa observarás cuánto dinero tienes en espera. Además, si no cuentas con un stock controlado de productos, no sabrás si sobran o faltan unidades, dificultando la toma de decisiones e incluso llevando a tener contratiempos mayores para tu empresa.

Según la empresa de suministro de cadena Flexis, el promedio de inventarios precisos en el comercio de minoristas alcanza el 63%, esto quiere decir que 4 de cada 10 emprendedores tiene una gestión de inventario equivocada. Teniendo en cuenta este dato te presentamos los aspectos que debes evitar para no seguir cometiendo errores. 

Evita el deterioro de productos 

Si vendes productos con fechas de caducidad (por ejemplo comida o fármacos), existe una posibilidad de que funcione mal si no se vende a tiempo. La gestión de inventario es un apoyo para evitar el deterioro y pérdidas de productos que no vas a poder vender. 

Evita pérdida de inventarios 

No hablamos necesariamente de productos echados a perder, puede deberse también a que ya estén fuera de temporada o que por algún motivo ya no sean relevantes. Al gestionar mejor tu inventario, logras evitar pérdidas económicas. 

Dejar de gastar más en almacenamiento

Una buena administración de inventario permite que los productos pasen menos tiempo en bodega antes de ser vendidos. Así se logran reducir costos de logística o mantención, además el almacenamiento tiende a ser un costo variable dependiendo de la cantidad de productos. Al final, si tu inversión se queda en bodega tendrás dinero estancado por mucho tiempo.  

Una mejor gestión del inventario es un alivio para el flujo de caja

Recuerda que pagaste un dinero en efectivo por esos productos y necesitas venderlos. Pero si tu inventario está en el almacén, definitivamente no está generando el flujo de caja que tu negocio necesita.

Es por esto que debes tener en cuenta que tu inventario puede afectar las ventas, bien sea por falta de stock o por el contrario. Ambas situaciones influyen finalmente en la cantidad de dinero que tengas disponible a la mano. Una mejor gestión del inventario conduce a una mejor gestión del flujo de efectivo. 

Cuando cuentas con un sistema de inventario sólido, sabes con exactitud la cantidad de productos que tienes disponible. Y, con base en las ventas, puedes proyectar en qué momento te quedarás sin producto y cumplir siempre tus pedidos. Esto asegura no perder ventas críticas (crucial para el flujo de efectivo), además también te ayuda a planificar con anticipación la compra de más productos asegurando que tengas dinero para pagarlo. 

Técnicas de manejo de inventario

El sistema óptimo de inventario es diferente para cada empresa, la clave está en buscar al máximo la reducción de errores humanos. Esto se puede lograr con un software de manejo y control de inventario.

Independientemente de si utilizas un sistema propio o de mercado, las siguientes técnicas de administración de inventarios te ayudarán a mejorar el flujo de caja de tu negocio. 

1. Establece niveles conjuntos a la par

Una buena técnica de gestión de inventarios comienza con manejar los niveles en conjunto, esto quiere decir la mínima cantidad de productos que tener a la mano. Cuando tu inventario caiga por debajo de este nivel predeterminado sabrás que es el momento de ordenar más este producto.

Se calcula que el 80% de la demanda lo produce el 20% de tus productos. Esto demuestra la importancia de dedicar esfuerzos a identificar los productos con más alta rotación y aquellos que no suelen llamar la atención, agrupándolos en grupos pares para tener un mayor control y mover la mayor cantidad del inventario. 

2. Realiza un seguimiento de inventario con precisión

Después de contar con un nivel óptimo de stock en tienda y bodega, debes asegurarte de mantenerlo así en todo momento. Para ayudarte en esta tarea compleja te puedes apoyar, como se mencionó anteriormente, en un software de gestión de inventarios. Una herramienta en la que tienes toda la información de la mercancía que sale o entra del almacén y se actualiza en tiempo real. 

Pero ¿qué puedes hacer con esta información? Identificar la escasez o exceso de productos para solicitarlos a tiempo y diseñar estrategias de venta para salir de productos con baja rotación o próximos a cumplir la fecha de caducidad. 

3. Haz un conteo físico regularmente

Es una de las mejores técnicas para mejorar el control de inventarios. Aunque cuentes con el sistema que te apoye en esta tarea, nunca debes dejar de hacer una revisión periódica porque puede darse el caso de que salgan artículos sin contabilizar (ventas no registradas, descuidos del operario, hurto, etc.). El objetivo es verificar que las existencias reales coincidan con las registradas. 

Ciclo de conteo

Es uno de los métodos más recomendados, consiste en extender un conteo durante todo el año. Cada día, semana o mes se hace el conteo de un producto diferente, en un horario rotativo, esto trae como beneficio dosificar una tarea que puede llegar a ser muy extensa dependiendo del inventario y volumen de ventas. 

4. Apóyate en un software de facturación electrónica

El software de gestión es una de las mejores alternativas para controlar inventarios, pero si lo integras con un sistema de facturación electrónica, puedes sacarle mayor provecho y obtener mejores resultados. 

Esto sucede porque cada vez que se realiza una venta y se genera el respectivo DTE (Documento Tributario Electrónico), el sistema de inventarios se actualiza automáticamente, descontando del stock la mercancía vendida. 

Así se simplifican procesos, de hecho el software de facturación electrónica es un gran complemento en el control del stock, incluso cuando no está alineado con un sistema de inventarios o si no se cuenta con él. 

Básicamente, el software genera un reporte de ventas y compras, en el que se pueden visibilizar los productos adquiridos y vendidos en un tiempo determinado. Al compararlo con el registro inicial de existencias, se puede saber cuántos artículos se tienen en el almacén y cuáles tienen mayor rotación. Adicionalmente, el sistema posibilita registrar el costo del producto, que sumado al precio de venta permite calcular el margen del producto, lo que se constituye como otra ventaja de tener ambos sistemas integrados.

5. Desarrolla un plan logístico amplio e integrado

Con el manejo del inventario no se puede improvisar, es igual de comparable a gastar dinero sin ningún control. Después de todo, está compuesto por inversiones que realizas de las que esperas recibir rentabilidades en mediano o corto plazo.

Por esta razón, desde el momento en que definas el plan de negocios, adicionalmente necesitarás establecer un plan logístico/estratégico que abarque todas las acciones relacionadas con el control de esta área. 

Si tu empresa inició operaciones un par de años atrás y aún no has dado este paso, no te preocupes. En ese caso analiza muy bien las características de tus operaciones e identifica los problemas más frecuentes que experimentas con el inventario, para después desarrollar una gran estrategia enfocada en la optimización.

Además de establecer el nivel óptimo de stock y especificar las tecnologías y recursos que necesitarás para monitorear las operaciones, un plan logístico demanda definir los siguientes puntos clave:

Tareas específicas

Una vez hayas definido las tareas a realizar, es momento de asignar los responsables de cada una. 

Conoce muy bien el perfil de tu talento humano para darle a cada colaborador una función que se adapte a sus características y habilidades.

Es muy común que como emprendedor al conocer el gran valor del inventario tiendas a asumir todas estas labores de gestión o compartirlas con tus socios, lo cual es un gran error.

Para que el manejo sea detallado y permita un seguimiento constante, necesitarás delegar funciones apoyándote en tu equipo. 

Jerarquías

El control de inventarios debe tener un pequeño organigrama que establezca la jerarquía de los colaboradores involucrados en esta área. 

Para que el manejo sea efectivo, es fundamental que establezcas una persona que lidere o supervise con la que trabajes a mano y revises constantemente la efectividad del modelo de gestión. 

Sistemas de clasificación en almacenes

El control digital es importante, pero esto no quiere decir que debas descuidar la administración de las existencias de tus productos, porque al final se encuentran almacenadas en un punto físico. 

Es fundamental ordenarlas y clasificarlas para evitar pérdidas y agilizar las operaciones diarias. Ante esta realidad te presentamos un par de sistemas de organización de la mercancía:

• Método ABC: se trata de ordenar el almacén de tal forma que los productos de mayor valor sean los más visibles y accesibles para obtener un mayor control y rapidez de gestión. 
• En la categoría A están aquellas mercancías que representan cerca del 20% de las unidades de existencia, pero cuyo valor económico estimado es el 80% del inventario.
• Los productos de la categoría B se establecen en zonas de acceso medio.
• En la categoría C se encuentran los productos en las partes más alejadas o de mayor complejidad de manejo.
  
  
• Método FIFO: establece que lo primero en entrar debe ser lo primero en salir, es decir ser vendido. Este método es usual en tiendas de productos perecederos y de dispositivos tecnológicos que pueden quedar obsoletos en corto tiempo. El objetivo es que la mercancía más nueva esté ordenada en las zonas más privilegiadas de acceso al almacén fomentando su rotación inmediata.

6. Lleva a cabo informes de gestión

Para reforzar y consolidar el control de inventarios es necesario que se desarrollen informes de gestión frecuentemente que te permitan detectar puntos de mejora, problemas y, además, avances con respecto a meses o años anteriores. 

Las pérdidas ocurridas en un determinado periodo y las inconsistencias entre el inventario físico con el digital son el tipo de métricas que puedes analizar y documentar. 

Otros aspectos a tener en cuenta en estos informes de gestión son: el rendimiento de los colaboradores involucrados en el manejo del inventario, el impacto real de las tecnologías implementadas y la asertividad del plan logístico. 

Bonus track: consejos financieros que te pueden interesar 

Aunque todos los negocios son diferentes, aquí te compartimos unos tips claves al momento de organizar tus finanzas. Te darás cuenta de su relación con una adecuada gestión de inventario que te ayudarán a estructurar y optimizar la economía de tu emprendimiento en el tiempo:

Diversifica la fuente de tus ingresos

Al empezar es probable que tengas un catálogo limitado de productos o servicios. Pero, a medida que tu público reconozca tu marca y te compre, tendrás que pensar en nuevas estrategias de ventas para seguir expandiéndote. Aquí puedes incluir investigaciones de mercado a tus clientes donde les preguntes que les interesaría ver de tu emprendimiento o competencia para idear un plan de acción. 

Integra tus soluciones digitales  

La actualidad demanda que utilices la tecnología a tu favor, ya sea para promocionar tu negocio a través de redes sociales, usando métodos de pago que eliminen el uso de efectivo, o manteniendo la contabilidad financiera de tu negocio en un software u hoja de cálculo.  

Lo importante es encontrar la manera de crear flujos de información automáticos que te lleven a tener los datos actualizados con la menor intervención humana posible. Por ejemplo, puedes usar el gestor de boletas electrónicas de AndesPOS para tener el registro histórico sin importar del método de pago que hayan elegido tus clientes, evitando ese trabajo manualmente.  

Mantén separadas tu cuenta de empresa de tus finanzas personales

Es muy común cuando inicias en un emprendimiento que uses tus cuentas bancarias personales, si bien esto puede funcionar a corto plazo, te darás cuenta que mantener las finanzas personales separadas del negocio se hará cada vez más difícil de sostener en el tiempo. 

Revisa las opciones disponibles en los bancos para empresas una vez la hayas formalizado. No solo tendrás una forma fácil de mantener tus finanzas en orden, sino que también será una herramienta valiosa a la hora de optar a créditos, préstamos o beneficios.

Actualiza y respalda tu información financiera

Las boletas, facturas y comprobantes de pago son necesarios para respaldar otros reportes financieros en caso de dudas o desajustes. Aunque muchos negocios solían usar las fotocopias como respaldo, en la actualidad la infraestructura en la nube cumple el rol vital de almacenar información sensible. Puedes escanear estos documentos para compartirlos con tu equipo de trabajo, o tenerlos de referencia si así lo necesitas. Si trabajas con información desactualizada, es muy probable tener errores que retrasan los procesos de tu emprendimiento. 

Revisa con frecuencia las finanzas de tu emprendimiento

Sabiendo que al tener que supervisar cada pieza en tu idea de negocio hará que te llegues a dispersar, es recomendable manejar un calendario con fechas importantes como el pago a proveedores, cobros a clientes, y todo lo relacionado con tu emprendimiento. 

Compártelo con el resto de tu equipo para que todos estén informados y puedan preparar su material a tiempo. De lo contrario, te arriesgas a olvidos que perjudicarán tu reputación e incluso pondrás en riesgo todo el plan de negocio.

Te invitamos a esta guía que creemos que puedes ser de tu interés: Guía: ¿Tienes un emprendimiento nuevo? El ABC de los impuestos para las PYME en Chile.

¿Por qué AndesPOS es tu mejor opción?

En AndesPOS encuentras las funcionalidades que tu emprendimiento necesita, con el inventario en línea que te permite consultar el stock de ese momento, hacer rebajas de productos a partir de las ventas, manejo de bodegas físicas y virtuales, entre muchas más. 

Como observaste, el software de facturación es el complemento ideal para gestionar de la mejor manera el inventario de tu negocio. AndesPOS te brinda una oportunidad como aliado para el crecimiento de tu emprendimiento, pues cuenta con planes diseñados para estas necesidades de automatización de procesos y control de inventario en tiempo real, sin embargo, recuerda que el sistema es un gran aliado, en la medida que tengas tus procesos definidos y buenos hábitos financieros.