¿Qué tan importante es manejar adecuadamente el inventario?

Una administración inadecuada puede generar diversos problemas, desde el descontento de los clientes, hasta problemas financieros, pasando por mayores costos y pérdidas por merma o ventas fallidas.

De modo que vale la pena revisar cómo llevar una adecuada gestión del inventario, y evitar problemas que pueden llevar a la compañía a resultados negativos, en el mejor de los casos, o incluso a la quiebra si los problemas de gestión se tornan graves.

¿Qué es el inventario? ¿Qué lo compone?

En la definición más básica, el inventario es un registro de todo lo que la empresa  tiene, y que puede utilizarse para alquilar, usar, transformar, consumir o vender. Generalmente incluye productos, materia prima y mercancías que servirán para elaborar un bien o que serán vendidos directamente al cliente final de la empresa.

Puede parecer obvio pero es importante mencionar que el inventario se mide no solo en cantidad sino también en términos de su valor monetario.

Desde luego, conocer el inventario permite que una empresa se adelante a la fluctuación de artículos o componentes, lo que a su vez influye en las decisiones que se tomarán acerca de las compras, los proveedores, o la cantidades que deben mantenerse para cumplir con la demanda de los clientes.

Sin embargo, para una adecuada gestión del inventario, es necesario saber otras cosas respecto de lo que se tiene, que puede pasar a ser información igualmente importante. Algunos ejemplos son los datos de donde están los productos, cuando entran y salen, e incluso en qué parte de un almacén se encuentran. De esta forma no sólo se puede administrar lo disponible para venta o producción, sino también reducir los costes, acelerar el cumplimiento, controlar mermas y prevenir el fraude.

Desde luego la gestión eficiente del inventario de una bodega es un reto para las empresas logísticas o que cuentan con un centro de distribución, puesto que de la gestión de inventarios de las existencias almacenadas dependerá en gran medida la rentabilidad del negocio. Sin embargo, también es muy importante para pequeñas empresas dedicadas a ciertos rubros, como alimentación, distribución o comercialización de productos.

La importancia del inventario 

La acumulación y almacenamiento de inventario es importante porque evita la escasez de los productos con que trabaja la empresa, permitiendo disponibilidad inmediata de cara a la demanda del cliente. Sin embargo, contar con demasiado inventario puede también implicar problemas como pérdida de rentabilidad por tener que liquidar stock o, más comúnmente, pérdidas por deterioro.

El control de inventario es importante para mantener el balance correcto de existencias en los almacenes, algo que evita:

• Perder una venta porque no tener suficiente inventario para completar un pedido. Los problemas constantes de inventario pueden llevar a los clientes a otros proveedores. Por el contrario, cuando se hace una gestión de inventarios en la empresa adecuada se puede brindar un mejor servicio al cliente.
• Desconocer qué productos se venden más y cuáles menos. También ayuda a comprender mejor qué es lo que se está vendiendo y qué no. De esta forma puede evitarse que el exceso de inventario ocupe innecesariamente espacio en los almacenes. Demasiado inventario puede desencadenar pérdidas de ganancias, ya sea que un producto caduque, se dañe o salga de temporada.

En ese sentido, cualquier desequilibrio (ej.: quiebre de stock, exceso de producto) puede restar competitividad a tu empresa.

La gestión del inventario está determinada por la política de stocks marcada por la compañía. Por tal razón, es conveniente definir de antemano una política de gestión de stock, que tome en cuenta los productos más rentables, más demandados, con mayor rotación, entre otros conceptos. Dentro de esta política se establecen, por ejemplo, los días de stock que se deben tener disponible. Esta política de inventario está afectada por el nivel de calidad de servicio que establece, por ejemplo, el número de días que se tardará en entregar un pedido al cliente.

Tipos de inventarios

Los inventarios pueden ser clasificados en función de distintos conceptos. En particular, las más usadas son según terminación de producto, función desempeñada u organización del mismo.

Según el nivel de terminación del producto, el stock se clasifica en:

• Stock de materias primas: aquellos materiales que se requieren para iniciar el proceso productivo.
• Stock de productos semielaborados: aquellos que se producen en los centros de trabajo inicial, para posteriormente continuar en otro proceso.
• Stock de productos acabados: aquellos que están a la espera de ser comercializados porque culminaron con todas las etapas de producción.

Según la función que desempeñan, el stock se clasifica en:

• Stock de producción o seguridad: el stock de seguridad comprende aquellos productos que se encuentran en un establecimiento, adicionalmente a los ejemplares exhibidos, y que se mantienen para prever exceso de demanda o algún retraso en los pedidos.
• Stock medio: aquellos productos que se encuentran en el establecimiento de manera fija o permanente.
• Stock de anticipación: cuando el establecimiento decide aprovisionarse por primera vez de la existencia o disponibilidad de los productos.
• Stock sobrante: cómo su nombre lo indica, son aquellos productos que no se necesitan, los cuales podrán venderse, devolverse a proveedores o ser desechados.
• Stock activo: el tipo de stock normal con el que debe contar la empresa para sustentar las demandas habituales.

Según la organización el stock se clasifica en:

• Stock físico: todas los productos disponibles físicamente en el depósito.
• Stock neto: todos los productos físicos menos aquellos que ya tienen un destinatario, tal como un cliente o un determinado fin.
• Stock disponible: es el físico no comprometido, más la mercadería en proceso que se puede entregar dentro de los plazos que espera el cliente. Esto supone que el concepto de disponible es a una fecha dada que en general define el cliente o la política de despacho.
• Stock mínimo: la cantidad mínima de productos de los que se debe disponer en el depósito para asegurar una óptima operación.
• Stock máximo: la cantidad máxima que no debe superarse en el depósito para garantizar una correcta operación (vencimiento, orden, etc.).
• Stock justo: el equilibrio óptimo de stock para evitar excesos, roturas, vencimientos y asegurar el abastecimiento de clientes.
• Stock Crítico: aquellos productos que tienen mayor rodaje en sus ventas y por el cual debes saber con anterioridad cuantas unidades tienes para no quedar en 0. Este concepto es conocido además como punto de reorden, y es muy utilizado para establecer alarmas sobre materiales o insumos que son críticos en la producción, para los cuales es necesario contar siempre con disponibilidad.

Consejos para crear y administrar adecuadamente el inventario 

1.- Registra las existencias que integran el inventario

Quizá es la tarea más ardua de todas, pues es importante hacer un registro exhaustivo de lo que se desea inventariar. Si es la primera vez que se implementará es posible que no sea viable hacerlo de manera electrónica (con código de barras, por ejemplo), así que habrá que dedicar unos días específicamente para este proceso. Esto también significa que debes hacer una clasificación de los artículos o materiales para que su gestión sea más eficiente.

2.- Identifica en dónde se almacena todo el inventario

En ocasiones, un sólo almacén no es suficiente. Si es necesario visitar varias locaciones, quizá es buena idea crear un mapa de recorrido o coordinar varios equipos de personas que se encarguen de cada espacio, y así optimizar el tiempo invertido.

3.- Cuenta con un equipo o persona focalizada en el inventario

La gestión del inventario es una responsabilidad importante. La gente que se encargue de eso deberá dedicarse con atención a todas sus etapas, ya que de ella depende que exista una rotación adecuada de la mercancía, que no haya pérdidas, exceso de artículos o deterioros que se traduzcan en pérdidas de ingresos o mayores costos.

4.- Busca las herramientas adecuadas para gestionar el inventario

Busca aquellas herramientas que permitan que las tareas sean más sencillas. Como software de gestión que ayuden a integrar en un solo espacio todos los procesos, desde el registro de materiales hasta los canales por los que se vende la oferta final. De esta manera será más sencillo seguirle el paso a las existencias en tiempo real y, por tanto, planear estrategias para que el inventario sea lo más eficiente posible.

5.- Establece métodos y frecuencias para administrar el inventario

Según el tipo de artículos y materiales que guardes en tu almacén, es posible elegir un método de control de inventarios que se desempeñe como hecho a la medida. No todos funcionan para todas las actividades de negocio de las empresas, así que te recomendamos que investigues cuál resuelve los problemas que afectan a la tuya, en particular, para que también decidas qué tan frecuente es buena idea revisar tu inventario.

Si eres un comercio con venta al detalle, es clave que busques aquellas herramientas que permitan que la gestión de inventario sea más sencilla, de modo de integrar y usar adecuadamente esta información en tus procesos principales. 

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