Los equipos de ventas de todas las empresas se enfrentan a desafíos de distintos tipos, y el objetivo de los reportes de venta es evaluar el desempeño del área comercial de tu negocio. Esto incluye las estrategias de ventas y el trabajo de los representantes para poder identificar faltas y mejoras.
Los equipos de ventas en muchas empresas invierten gran cantidad de su tiempo en llamar e intentar vender a los contactos que logra tener, pero llega tarde o temprano el momento donde se siente la necesidad de cambiar la estrategia. La optimización de tiempo del equipo de ventas es clave para poder destinar el tiempo necesario y específico para la realización de tácticas y análisis de ventas, pues de esta forma pueden obtener datos que reflejen la situación real de la organización.
Los datos son clave, con la información correcta, estructurada de manera entendible y organizada, entonces las estrategias que se apliquen para aumentar las ventas tienen más chances de ser efectivas, y que arrojen los resultados esperados por tu empresa. Para esto es necesario contar con indicadores que sean actualizados constantemente para verificar los alcances, avances o crecimiento de la organización, permitiendo una toma de decisiones más eficiente y aprovechar las oportunidades que se presentan.
Un indicador por excelencia para contribuir en este sentido a tu negocio son los reportes de venta, pues son un recurso por excelencia a la hora de analizar los resultados de las actividades de tu empresa. y es por eso que en este artículo venimos a contarte más de que se trata.
¿Qué es un reporte de ventas?
Un reporte de ventas es un documento o informe que cuenta con datos recogidos del área comercial de una empresa, y permite tener una visión más completa de las actividades del área. Su objetivo es evaluar situaciones de la organización en pos de tomar mejores decisiones, a partir del análisis del volumen de las ventas y el desempeño de las personas que desarrollan actividades del área comercial o tareas vinculadas a esta.
Es una herramienta por excelencia para el crecimiento de tu empresa, puesto que ayudará a la toma de decisiones para lograr una mayor eficiencia en las operaciones que se realicen. Puede contribuir a conquistar más cantidad de clientes, como también a la retención de los mismos, y a su fidelización. Contribuye a saber más respecto de las acciones de marketing que realiza tu empresa y que tanto están funcionando para lograr los objetivos comerciales, ya sea a corto, mediano o largo plazo.
¿Para qué sirve un reporte de ventas?
Tienen un objetivo claro que es la identificación de fallas y oportunidades para optimizar los procesos, actividades y operaciones de tu empresa. Por lo tanto, permite a las personas que toman las decisiones, planificar estrategias de ventas que sean más efectivas. Elaborando un reporte de ventas se pueden observar puntos como:
- Cantidad de ventas realizadas en cada región o territorio.
- Cantidad de ventas realizadas por cada medio o canal digital con el que cuente tu empresa.
- Cuantas ventas realizadas a cargo de cada vendedor.
- Valor de las ventas total de cada vendedor.
- Cumplimiento de metas y objetivos.
- Número de llamadas realizadas.
- Visitas comerciales.
- Tasa de conversión de oportunidades.
Al contar con un reporte de ventas puedes obtener beneficios tales como conocer los ciclos de ventas, descubrir lo que funciona y lo que no, identificar mejor el perfil de tu cliente y que les atrae, gestionar tu inventario, etc. Su alcance es amplio, y depende del uso que le convenga a tu empresa podrás aprovecharlo mejor para lograr mejoras contundentes en tu empresa.
Por ejemplo, a tu empresa puede convenirle un reporte de ventas que sirve de apoyo a la gestión y al servicio al cliente. Este formato contribuye a conocer los hábitos de compra del cliente y permite contribuir a trabajar eficientemente para lograr una mayor satisfacción en ellos.
Por otro lado, puede que a tu empresa le convenga un reporte de ventas que colabore con el apoyo a la gestión de productos, lo cual contribuirá enormemente si tuvieras la intención de decidir la escala de producción de tu empresa. Esto es gracias a que las ventas se expresan en cantidad y en dinero, y contribuyen a la construcción de una base de datos sofisticada, ya que cuando se genera a lo largo de varios años puede utilizarse para medir tendencias de los productos de tu empresa y obtener precisión respecto de la composición de tus ventas.
Un buen análisis de ventas, que brinde datos para realizar pronósticos de ingresos, presupuestos de ventas, y asignación de recursos, le permite a cualquier empresa lograr una toma de decisiones más eficiente y de una manera más fácil y asertiva.
¿Que debe incluir un reporte de venta?
Esto dependerá del tipo de reporte de ventas que consideres necesario, puesto que cada empresa tiene sus propios objetivos y necesidades. Es por esto que debes informarte sobre todo lo que pueden brindarte para que aproveches y lo capitalices en hacer crecer tu empresa. Esto no quiere decir que cuantos más datos, mejor será, sino que debes analizar que deseas saber para poder desplegar mejoras en tu estrategia para la concreción de objetivos.
Para orientarte más igualmente te brindamos algunos elementos claves y muy susceptibles de ser aprovechados por las empresas comúnmente:
- Resumen de ventas: brinda datos sobre el rendimiento de la empresa según un periodo de tiempo, ya sea semanal, mensual, trimestral, etc. De esta forma puedes visualizar el crecimiento y progreso de las ventas, pues se destacan los niveles de ventas alcanzados, el crecimiento según ese periodo de tiempo analizado y el porcentaje de crecimiento que has alcanzado. Y así, analizar si estas cumpliendo con tus objetivos o vas acercándote o alejándote de ellos según los cambios que vas realizando en tu estrategia.
- Informe de ganancias y pérdidas: da la posibilidad de tener una visión general de las finanzas de la empresa, tanto de los valores que generan las ventas como las inversiones realizadas para generar esas ventas. De esta forma, puedes también saber los clientes que ganaste y los que perdiste.
- Informe de contactos: aquí se recogen los datos sobre los clientes, incluyendo el ciclo de venta en el que se encuentran. Este análisis es super útil cuando una empresa quiere conocer nuevas oportunidades, y te da una visión panorámica sobre el trabajo que tu equipo realiza en la fidelización y retención de clientes, y detectar posibilidades de mejoras en ese contexto.
Como ves, los resultados de cada reporte de ventas pueden ir variando, por eso es importante informarse vastamente antes de ver que es lo que le conviene a tu empresa, y estar abierto a los cambios. Los datos son una parte clave en el mundo empresarial hoy, y quienes saben recolectar, analizar y aprovechar esos datos, generalmente logran sus objetivos empresariales de alguna u otra forma, tarde o temprano. Por lo que recomendamos estar abiertos a las posibilidades que el mercado y el contexto brinda hoy, para que tu empresa pueda seguir creciendo, sin la necesidad de que la respuesta sea invertir grandes sumas de dinero que no sabes si te darán un ROI que valga la pena.
Cómo ayudará a tu negocio un reporte de ventas
El reporte de venta es una herramienta que te permitirá saber si se están cumpliendo los objetivos de venta de tu empresa. Con los datos que se desprenden, podrás tener también información sobre el desempeño y rendimiento de tu equipo de ventas.
Si bien todas las empresas se plantean objetivos diferentes, en general podemos decir que un reporte de ventas te ayudará a identificar lo siguiente:
- Los ajustes necesarios para cambiar la estrategia de tu empresa en el caso que no estén cumpliendo con los objetivos planificados.
- Que personas de tu equipo están siendo más eficientes que otras.
- Cuáles son las acciones que han tenido éxito y cuáles no.
- El tipo de producto o servicio que tiene mayor éxito y/o rentabilidad.
- Si hay oportunidades de venta que tu empresa se esté perdiendo.
También debes tener en cuenta que existen sistemas de puntos de venta que pueden ser tan específicos o generales como lo desees, y puedes personalizarlos como desde Enternet lo hacemos para nuestros clientes. Los softwares de ventas, pueden ser adaptados para estar en consonancia con los objetivos específicos que se hayan planeado en tu empresa.
Lo ideal es que si están pensando en emplear un software de este tipo y sacarle el provecho de todo lo que te contamos que puede lograr con un reporte de ventas adecuado para tu empresa, debes tener en claro algunos aspectos:
- Los objetivos de tu negocio, y aquellos que tengas respecto de este tipo de producto.
- Idear un camino para lograr los objetivos de tu empresa.
- Determina qué indicadores puedes y conviene que uses, para lograr seguridad sobre qué sigues el camino correcto o no para lograr tus objetivos.
- Prestar principal atención a los indicadores que estén directamente relacionados con los ingresos de tu empresa, pero sin descuidar aquellos referidos a la estabilidad de tu negocio.
Por supuesto que las actividades del área de ventas de tu empresa deben dirigirse a cumplir los objetivos de ventas, con lo cual es importante compartir los datos de los reportes de ventas con las personas que integren ese equipo. De esta manera lograrás una sinergia que propulsa la mejora en el desempeño individual y grupal de tu equipo.
La idea es que incluso puedan analizar los reportes de ventas desde un punto de vista innovador para aprovechar al máximo todos los datos que les brinda, y encontrar la forma en que impacte de forma positiva en toda tu empresa. Incluyendo los números, la eficiencia, el trabajo en equipo, y sobre todo: la optimización de recursos para la concreción de objetivos que hagan crecer a tu empresa.
Desde Enternet esperamos que te haya ayudado la información que te damos en este artículo, y te invitamos a conocer nuestro sistema de punto de venta, el cual cuenta con reporte de ventas y muchas otras funcionalidades que te ayudarán a llevar a tu empresa al siguiente nivel.