Cómo elegir el proveedor de factura electrónica óptimo para su empresa

No cabe duda de que el futuro de las empresas será digital y la factura electrónica es parte fundamental para conseguir la digitalización total de su negocio. En el caso de Chile, la ley 20.727 estableció su obligatoriedad a partir del 1 de noviembre del 2014, partiendo con las grandes empresas. 

Toda factura electrónica en Chile debe contener la información específica de la transacción  para que tanto el emisor como el receptor, puedan contabilizar correctamente el movimiento económico y cumplir con sus obligaciones tributarias establecidas por el SII.

A continuación, le revelamos los aspectos más importantes que debe conocer antes de elegir a su proveedor de factura electrónica de confianza.

Debe cumplir con los requisitos de ley

Esto puede parecer muy evidente, pero en realidad no es tarea fácil. Si bien el facturador electrónico gratuito del servicio de impuestos (SII) ha facilitado una plataforma para la emisión de los distintos documentos tributarios y los contribuyentes pueden elegir trabajar con ella o bien con un proveedor de mercado, al mismo tiempo existen nuevas normas tributarias relacionadas que se deben ir cumpliendo. Por eso es importante que tenga en cuenta estos aspectos:

• ¿De mi catálogo de productos o servicios cuáles podrán seguir siendo exentos de IVA?

• ¿El facturador electrónico está al tanto de las últimas actualizaciones de la Ley sobre Impuesto a las Ventas y Servicios? 

• ¿Cuál es el plazo que establece el gobierno para presentar mis DTEs (Documento Tributario Electrónico)?

Por otro lado, debe revisar que el facturador electrónico entregue los siguientes servicios:

• Permita emitir todos los tipos de documentos tributarios electrónicos que la ley exige, independiente si su empresa no lo necesita ahora, ya que a futuro podría requerirlo. 
• Envíe sin retrasos el XML al SII y al receptor de la factura electrónica.
• Tenga las validaciones mínimas como por ejemplo, no permitir la emisión cuando los folios están caducos, o el certificado digital está vencido.
• No entregar el certificado digital a un tercero con su clave, porque es personal e intransferible.
• Mantener una trazabilidad de los eventos de una factura para futuras auditorías.

Considerar el tamaño de su empresa

Si su empresa lleva poco tiempo en el mercado es recomendable utilizar un facturador gratuito (SII) porque tal vez un sistema más sofisticado sea innecesario en esta etapa. Una vez que avance más en su crecimiento, puede analizar otras opciones.

Por el contrario, si suele utilizar mucho el sistema, y su volumen de ventas va en aumento, entonces tal vez es hora de facilitar sus tareas con un servicio que asegure una mayor optimización de sus tiempos, más aún en momentos críticos. A medida que un negocio va creciendo, siempre es mejor invertir en mejoras para optimizar tiempos y mejorar el desempeño de sus empleados facilitando las tareas con herramientas más avanzadas.

Brindar acompañamiento personalizado  

Cada empresa es un mundo, por ello, el proveedor escogido debe contar con la capacidad de adaptarse a las necesidades puntuales de su compañía. Además, este debe ser flexible, acompañar y asesorar para lograr tener una visión de futuro que permita la mejora continua ¡un verdadero aliado!

Seguridad y disponibilidad 24/7 

El servicio debe encargarse de apoyar a la empresa y al contador, por eso es de vital importancia que nadie reciba un documento tributario que no haya sido firmado por la persona autorizada. 

Como en cualquier proyecto que se pone en marcha, tarde o temprano pueden suceder inconvenientes. Por ello es recomendable que el proveedor ofrezca soporte a cualquier hora y día de la semana o en su defecto poder contar con este servicio como un adicional.

¿Necesita una solución de factura electrónica?  

AndesTAX cuenta con soluciones de facturación para hacer más seguro y eficiente su negocio, no solo emitir sus documentos, sino a llevar la operación diaria de su negocio, mejorando su productividad y gestiones internas. 

Desde la emisión de todos los tipos de documentos tributarios electrónicos y manejo de impuestos hasta integraciones directas con el ERP o software propio de su empresa. Nos adaptamos a su negocio para brindarle una solución completa. 

Cómo pudo leer anteriormente, es vital que para elegir el proveedor de facturación electrónica tenga en cuenta el tamaño de su organización y sus operaciones en ventas. Por eso le recomendamos conocer los Planes AndesTAX de facturación electrónica para Chile diseñados especialmente para el tipo de empresa al cual pertenezca.