El ahorro de tiempo es uno de los mayores argumentos a la hora de decidir si una empresa migra a un servicio de factura electrónica con un proveedor de mercado o sigue facturando a través de la plataforma gratuita del SII.
Las organizaciones ganan productividad y eliminan esos retrocesos que provocan los errores humanos. Por eso, en este artículo de blog encontrará algunos beneficios de automatizar tareas de facturación y cómo se puede beneficiar al tener el tiempo a su favor.
En cuanto a la emisión de facturas, actualmente se calcula que el tiempo de su creación, envío y archivo es de 30 segundos. Su empresa puede ahorrar tiempo si cuenta con la facilidad de precargar un maestro de clientes, productos y sus precios, para hacer más rápida la digitación y reducir los errores.
En cuanto a la recepción, de acuerdo a la Circular 4 del 11 de enero 2017 del S.I.I. la cual establece requisitos para efectos de hacer uso del crédito fiscal contenido en la factura electrónica por modificaciones establecidas a la "Ley de Mérito Ejecutivo” introducida por “LEY NÚM. 20.956 ESTABLECE MEDIDAS PARA IMPULSAR LA PRODUCTIVIDAD” de Chile exige aprobar o reclamar la factura del proveedor en un tiempo máximo de 8 días, lo ideal es que el facturador electrónico permita hacerlo, sin necesidad de que el usuario tenga que registrar esta información en el SII, en forma adicional.
Es importante conocer si el facturador que está analizando elegir, cuenta con herramientas que permitan automatizar aún más el proceso de recepción de facturas, como por ejemplo que la Orden de Compra sea identificada en la factura y bajo el supuesto que esta información la maneja el facturador, se puedan crear reglas para aprobar o reclamar automáticamente.
Si todos los meses tiene que facturar al mismo cliente por un valor recurrente, lo ideal sería buscar un facturador que le de herramientas para procesar los archivos en lotes, o funcionalidades que le permitan programar una facturación recurrente.
Así reducirá tareas repetitivas y podrá enfocarse en labores que generen mayor eficiencia a la gestión.
La implementación de un sistema de facturación electrónica permite tener un mayor orden en los procesos, al poder filtrar cada ítem por fecha, hora de registro y demás detalles que facilitan la creación de informes, así como el usuario que procesó el documento tributario, para mantener la trazabilidad de la operación.
Además, existen proveedores como AndesTAX que alojan la información en la nube, facilitando la búsqueda de esta información en todo momento y de manera actualizada.
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El factor humano es clave en cualquier proceso de su organización, la automatización de tareas no debe ser sinónimo de reducir personal. Por el contrario, lo que se pretende es poder capacitar a los miembros de su equipo para realizar tareas de administración y supervisión de estos sistemas.
Confiar sus tareas operativas a programas externos le evita errores humanos de cálculos, sobre todo si hay una facturación recurrente, es por eso que al automatizar esta etapa del proceso, no sólo gana tiempo, sino que el equipo humano se siente más motivado, ya que dedican su tiempo a hacer tareas que agregan valor a la empresa.
Seguramente después de observar cómo puede ahorrarse tiempo en facturación y conocer diferentes herramientas que permiten automatizar aún más sus procesos, se esté planteando cuál puede ser la mejor opción de facturador electrónico del mercado.
Sin duda la eliminación de tareas repetitivas y errores dentro de los procesos es una búsqueda constante de toda organización, pero este es un tema que debe ser cuidadosamente analizado.
Por eso, le recomendamos que conozca más del tema descargando nuestro E-book gratuito: Diferencias entre AndesTax y SII que le ayudarán a entender las características de cada sistema de facturación electrónica, para elegir el que mejor se adapte a sus necesidades.