Integraciones de softwares que mejoran la atención al cliente

El mundo de los negocios con atención al público exige una excepcional atención al cliente, esto es esencial para alcanzar el éxito. Afortunadamente, en la era digital, existen numerosas herramientas y soluciones de integración que pueden mejorar significativamente la experiencia del cliente y hacer que su negocio se destaque entre la competencia. 

Por ejemplo, las panaderías cuentan con una amplia gama de productos y servicios, entre los que se destaca su razón de ser que es brindar pan fresco, pastelería, postres y bollería, bien sea para llevar o comer en sus instalaciones. En este artículo explicaremos por qué deberían integrarse los softwares que usa su empresa con un facturador electrónico y cómo pueden impulsar la atención al cliente a nuevos niveles de excelencia.

Software para negocios

Los softwares de punto de venta brindan a los propietarios, encargados o trabajadores de los establecimientos la capacidad de agilizar operaciones con la automatización, a la vez que mejoran la experiencia del cliente.

Imagine la importancia de digitalizar procesos en una pizzería, por ejemplo, esto permitiría a los cocineros deshacerse de pedidos realizados en papel, hojas de cálculo manuales para el inventario y recetas dispersas por el local. Los softwares se encargan de centralizar toda esta información, junto con datos valiosos de los clientes y los muestra a través de diferentes dispositivos.

Existen diferentes tipos de software en el mercado y no todos estos sistemas son necesariamente adecuados para su negocio. Por ejemplo, algunos sistemas se centran más en las empresas de catering y/o con reparto, mientras que otros sistemas se adaptan mejor a los negocios de barrio.

¿Por qué se caracterizan estos softwares?

Los softwares para negocios en Chile permiten que estas empresas puedan automatizar procesos manuales tediosos, por lo que se eliminan errores humanos y, en general, se conduce al cliente hacia una mejor experiencia. 

Estos programas permiten gestionar el inventario, con todos los ingredientes y productos necesarios para la elaboración de la oferta del local. También proporcionan una base de datos centralizada para la gestión de los clientes. De esta manera, quien prepare los alimentos tendrá más tiempo para asegurarse que su producto es de primera calidad y que sus clientes van a tener una increíble experiencia. 

Sin importar cuál software sea el elegido, debe permitir al menos las siguientes funcionalidades:

• Establecer horarios para que los productos estén listos a tiempo.
• Asignar precios, para un análisis detallado del estado financiero de la empresa. 
• Asignación del personal adecuado al servicio para cubrir necesidades diarias.
• Optimizar los procesos y experiencias para las ventas en tienda y/o por encargo. 

Al identificar los diferenciales del negocio tendrá la facilidad de comparar las opciones que le ofrece cada software. Por eso vamos a profundizar en las características comunes. 

Características generales del software

Al tener un software o ERP dota a sus usuarios de las herramientas necesarias para optimizar los procesos que son clave para lograr el éxito empresarial. Las características principales incluyen: 

Gestión de ingredientes

La gestión de los ingredientes se refiere al almacenamiento de la información detallada sobre los ingredientes, incluyendo cantidades y proporciones. También los costos para conocer el valor de cada producto y/o lote. Esto ayuda a estandarizar el proceso de horneado, logrando así la consistencia deseada, y al agregar información de costes se obtienen los márgenes con los que se trabaja, algo vital para panaderías, pastelerías, cafeterías y pizzerías. 

Administración del inventario

Realiza un seguimiento de entradas y salidas de producto, permitiendo consultar en cualquier momento la cantidad con la que se cuenta. Cuadrar el inventario es crucial para el funcionamiento de cualquier negocio. Además, los módulos de inventario que se encuentran en este tipo de softwares incluyen un registro con información del proveedor e historial de pedidos realizados. 

Gestión de pedidos

Registra información crítica como detalles de pedidos e información sobre clientes y entregas, centralizando todos los pedidos pendientes o despachados en una base de datos. 

Programación de la producción

A través de un cronograma se establece cuándo deben completarse los procesos. Por ejemplo, establecer una hora límite para tener todos los productos del día horneados.  

Gestión de proveedores

Se crea una base de datos centralizada con el objetivo de almacenar información sobre todos los proveedores a los que se compran los ingredientes. 

Pedidos en línea

Permite a los clientes realizar o encargar pedidos por internet con recogida en el punto de venta o con envío a domicilio. Permite concretar las fechas y horas de entrega. 

La importancia de las integraciones con softwares de facturación electrónica

Hoy en día casi todo está conectado. Esa necesidad no solo está en los dispositivos móviles que utilizamos en nuestro día a día. Las empresas también requieren que exista un alto grado de interoperabilidad entre sus aplicaciones para no perder detalle. 

Sin embargo, un software donde albergue información del negocio y uno de facturación electrónica  pueden estar desarrollados en lenguajes diferentes. Entonces, ¿es posible llevar a cabo siempre las integraciones entre softwares? 

La integración consiste en conseguir que ambos softwares se pasen información uno a otro sin que el usuario lo note. Esta integración hace que quien consulte pueda pasar de un sistema a otro en tiempo real. 

En el caso de un restaurante, si se cuenta con muchas sedes en una ciudad o en todo el país, es fundamental que la información esté centralizada, sobre todo si va a ser revisada por diferentes departamentos de la empresa. Para que estos procesos fluyan, las distintas aplicaciones se tienen que hablar entre ellas. 

Siguiendo el ejemplo de las panaderías, una con cobertura a nivel nacional puede tener un software ERP para gestionar proyectos en el cual sus empleados registran sus horas trabajadas. Entonces necesitan integrar el ERP con el sistema de marcaje de reloj para que este tenga registradas las horas trabajadas por cada empleado, y así, generar las nóminas automáticamente. 

Si estos sistemas no están integrados, es muy probable que se tenga que duplicar la información. Esto significa que por cada sistema donde se requiera un dato, se tendrá que registrar manualmente ese dato. 

Otros aspectos relevantes

Especifiquemos un poco más de su cobertura, supongamos que tiene presencia con uno o más locales en Santiago, Valparaíso y Concepción. Esto quiere decir que se tiene un sistema especializado para la gestión por cada local y parte de la información registrada es sobre ingredientes y sus cantidades. 

Esa misma información la puede requerir un asesor comercial que está trabajando desde el ERP para cerrar un pedido a un proveedor. Si tiene que estar yendo de un programa a otro para comprobar la información, lo más probable es que ocurran fallos, se lea mal la información y se pierda el tiempo. Por lo tanto, esto puede afectar la venta y perjudicar los ingresos. Al estar integrados,  el ERP y el sistema de inventario por punto de venta, el comercial vería directamente desde una misma interfaz si ya es el momento de pedirle ese ingrediente al proveedor o si, por el contrario, puede esperar. 

Por esta razón es clave buscar proveedores de facturación electrónica que abarquen más funcionalidades para no complejizar la operatividad del negocio, ni terminar con un proveedor para cada tarea cuando se pueden hacer integraciones entre softwares.  

Desde AndesTAX te invitamos a que conozcas las distintas integraciones que se pueden extender a una gran variedad de softwares o lenguajes de programación, según el grado de complejidad, cuyo objetivo es emitir el documento tributario electrónico, como facturas, guías de despacho o boletas y hacer el envío directo al SII. 

Integraciones con AndesTAX

Es muy común confundir los términos “conexión” e “integración” y esto es  un error, porque no es lo mismo conectar sistemas que integrarlos. La conexión de ambos sistemas significa que operan paralelamente. Cuando los sistemas se conectan, se puede obtener información del otro sistema, pero se debe hacer la petición cada vez. 

Mientras que integrar dos sistemas resulta más complejo de conseguir, pero puede ser más útil. La integración de dos sistemas implica que la información que se rellena en un sistema es la misma que se replica en el otro sistema. Por lo tanto, con una integración, la información siempre se encuentra disponible y actualizada. 

Sabemos que cada negocio tiene necesidades puntuales y es por eso que una solución estándar puede quedarse corta. Teniendo en cuenta lo anterior, si desea conocer más información le invitamos a contactarse con el equipo de AndesTAX para agendar una asesoría personalizada y así recibir una propuesta más especializada a la medida de las necesidades de su organización.