La tecnología es cada vez más importante en el mundo empresarial, y los sistemas ERP son una de las herramientas más valiosas que las empresas pueden utilizar. En este artículo, hablaremos sobre qué son los sistemas ERP, cómo funcionan, dónde se usan, por qué se usan, cuándo se deben implementar y quiénes deben implementarlos, con un enfoque especial en el sistema de facturación chileno.
Los sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) son sistemas informáticos que se utilizan para gestionar la información y los procesos de negocio de una empresa. Estos sistemas integran todas las áreas de la empresa, incluyendo finanzas, recursos humanos, producción, logística, ventas, facturación electrónica y marketing, en una sola plataforma, lo que permite a los usuarios acceder a la información de manera más eficiente y tomar decisiones informadas basadas en datos precisos.
Todas las áreas o departamentos de una empresa se ven beneficiados de uno de los módulos del ERP. Sin embargo, el diferencial real de un ERP frente a otros sistemas de software se da al usar de manera integrada los módulos.
Para dar un ejemplo, el registro de un documento puede activar en automático la creación de un asiento contable, y no solo en un libro contable, sino en los que se consideren necesarios. Varía dependiendo del proveedor del ERP, pero esta funcionalidad ya está disponible en la mayoría de sistemas del mercado.
Los sistemas ERP se pueden clasificar en 4 grupos según el proceso de implementación, tamaño y presupuesto de la empresa. Aquí se los explicamos:
Se trata del software ejecutado e implementado en los servidores internos de la empresa. Este tipo de ERP exige una mayor inversión de tiempo y recursos frente a un ERP en la nube, que describiremos a continuación. Las compañías que lo utilizan deben hacerse cargo del mantenimiento de los servidores, del software y hardware, de destinar personal TI, realizar actualizaciones sin detener la producción de la empresa, entre otras.
Es la opción más popular del mercado, debido a su flexibilidad, accesibilidad y facilidad de uso. Con este tipo de ERP, los datos y aplicaciones están alojados en servidores externos (manejados por la empresa desarrolladora del software). Dando la posibilidad de acceder a ellos desde cualquier lugar y dispositivo. Adicionalmente, los proveedores de ERP en la nube brindan soluciones escalables, seguras, que eliminan la necesidad de inversiones en hardware y personal de IT.
En este sistema, la sede matriz de la compañía mantendrá su sistema On-Premise, mientras que sus filiales en otros lugares utilizarán el ERP en la nube. La integración de ambos sistemas es clave para que funcione esta combinación.
Es una buena opción para las empresas que ya tienen un sistema On-Premise en su sede principal, pero aún no han podido migrar completamente a una solución en la nube. Esto se puede dar debido a la falta de tiempo o de un socio experto en la implementación de ERP en la nube.
Esta opción permite bajar costos, debido a que utiliza un software libre y de código abierto. Sin embargo, no es tan recomendable por su falta de soporte técnico y actualizaciones regulares.
Los sistemas ERP funcionan al integrar todas las áreas de la empresa en una sola plataforma, permitiendo la comunicación entre departamentos y la colaboración en tiempo real.
Por ejemplo, cuando un departamento de ventas realiza una operación, esa información se actualiza automáticamente en el sistema, lo que permite a los departamentos de producción y logística planificar la producción y el envío de los productos.
Los sistemas ERP se utilizan en empresas de todos los tamaños y en una variedad de industrias. En Chile, los sistemas ERP son especialmente importantes para empresas que operan en los sectores de manufactura, logística y retail, ya que estos sectores tienen una cadena de suministro compleja que necesita ser gestionada eficientemente.
Empresas de servicios tecnológicos: Este tipo de empresas requieren un sistema que les dé la posibilidad de coordinar todas las áreas de su negocio, desde la gestión de proyectos hasta la facturación. El ERP les permite integrar sus procesos con un servicio eficiente para gestión interna o con clientes.
Empresas de servicios financieros: Las empresas de servicios financieros necesitan una solución que les permita gestionar sus operaciones, sin perder su vista de 360 grados hacia sus clientes.
Multilatinas: Las empresas con operaciones en otros países deben contar con un sistema que les permita centralizar y coordinar tareas a nivel global. En este caso, el ERP les permite ingresar sus procesos y garantizar un flujo de información en todas sus filiales.
Startups & Fintech: Las empresas de este sector buscan una solución que les permita escalar su negocio y producto rápidamente. El ERP les permite integrar sus procesos, asegurándose de tener una gestión eficiente de sus clientes y empleados.
En Chile existen cientos de proveedores que ofrecen sus productos. Los datos de la mayoría se pueden encontrar en el Directorio de Empresas proveedoras, un espacio donde los fabricantes y partners pueden registrarse de forma gratuita.
Los sistemas ERP se utilizan por una serie de razones, entre ellas:
Los sistemas ERP deben ser implementados cuando una empresa ha alcanzado un tamaño y complejidad en la gestión de sus procesos de negocio, que hace que sea difícil o imposible administrarlos manualmente.
Además, si una empresa busca mejorar la eficiencia, reducir costos y aumentar la visibilidad en sus operaciones, entonces es el momento adecuado para considerar la implementación de un sistema ERP.
En Chile, las empresas que tienen un volumen significativo de facturación y/o un gran número de empleados, deben implementar un sistema de facturación electrónica, lo que hace que la implementación de un sistema ERP sea especialmente importante.
Las empresas que buscan implementar un sistema ERP en Chile deben considerar los requisitos legales y fiscales específicos de nuestro país, como la normativa tributaria, para asegurarse de cumplir con todas las regulaciones aplicables.
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El software de facturación electrónica AndesTAX además de emitir facturas, DTE’s y otras funcionalidades, brinda la posibilidad de integrarse a múltiples ERP, por lo cual si su empresa ya cuenta con uno, no se verá obligado a cambiar de proveedor de este servicio.
Contamos con una metodología probada y un equipo técnico experimentado en este proceso lo cual permite que el cambio de facturador sea fluido , según el tipo de ERP que tenga su empresa. Entre los que se destacan:
Además, si utiliza otra solución, bien sea propia o de un proveedor especializado, también se dispone de mecanismos de integración rápidos y sencillos. Estos son solo algunos de los lenguajes de software con los que AndesTAX es compatible:
Otra de las ventajas de AndesTAX es su innovadora función de emitir documentos aún sin internet, evitando que su empresa se detenga por causas que no pueda controlar.
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